Geringer Data Value als Problem in SAP-Systemen beheben

Der Software-Hersteller SAP zählt im Bereich der Unternehmenssoftware ohne Zweifel zu den Marktführern. Weltweit setzen Tausende Unternehmen auf die Technologie von SAP, um Geschäftsprozesse zu planen, durchzuführen und abzurechnen. Dabei entstehen riesige Datenmengen. Diese sind ausgesprochen nützlich und können dabei helfen, sinnvolle strategische Entscheidungen im Unternehmen zu treffen. Allerdings ist es bei der Verwendung von SAP-Systemen nicht immer möglich, die generierten Daten auch effektiv zu nutzen. Daher stellt dieser Artikel vor, welche Probleme bei der Verwendung von Daten auftreten, die über die SAP-Software generiert wurden und welche Lösungsmöglichkeiten es hierfür gibt.

Data Value – der Wert der Daten für Ihr Unternehmen

In beinahe jedem Unternehmen fallen täglich große Datenmengen an – bei der Produktion, bei der Interaktion mit Kunden und bei vielen weiteren Geschäftsprozessen. Wenn Sie lediglich einen Blick in diese Rohdaten werfen, werden Sie sicherlich kaum etwas verstehen. Oftmals handelt es sich dabei um kryptische Logdateien, deren Sinn für die meisten Betrachter nicht ersichtlich ist. Auf dieser Basis eine Geschäftsentscheidung zu treffen, scheint kaum möglich.

Im Gegensatz dazu fassen gut ausgearbeitete Berichte, die die Daten anhand von Schaubildern und Tabellen darstellen, zahlreiche Informationen zusammen und visualisieren die statistische Auswertung. Die übersichtliche Darstellung erleichtert es, die aufgezeigten Werte zu interpretieren und wichtige Tendenzen zu erkennen. Darüber hinaus ist es häufig auch möglich, anhand der Daten Vorhersagen für die Zukunft zu treffen und somit die abhängigen Geschäftsentscheidungen auf einer soliden Basis zu treffen. Auf diese Weise zugängliche Daten haben somit einen hohen Wert für das Unternehmen.

Um den Wert der Daten – der Fachbegriff hierfür lautet Data Value – zu ermitteln, sind mehrere Aspekte zu berücksichtigen. Sehr wichtig ist zum einen das Volumen der Daten. Je mehr Informationen verfügbar sind, desto zuverlässiger sind die Ergebnisse. Zum anderen muss auch die Qualität der Daten hoch sein. Beispielsweise müssen sie möglichst vollständig und fehlerfrei sein. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Auswertungen einen hohen Nutzen für die Mitarbeiter haben. Nur so lassen sie sich gewinnbringend einsetzen. Dementsprechend kann man für den Data Value die Formel „Volumen x Qualität x Nutzen“ aufstellen.

Welche Probleme können bei der Nutzung der Daten auftreten?

Bei jedem Vorgang im Unternehmen, der mithilfe eines Computersystems durchgeführt wird, entstehen Daten. Diese transaktionalen Daten sind meistens sehr umfangreich und es ist häufig mit einem enormen Aufwand verbunden, sie komplett zu analysieren. Daher werden meistens nur die Informationen zur Verfügung gestellt, die für weitere Geschäftsprozesse von Bedeutung sind. Das kann dazu führen, dass viele Informationen verloren gehen, die eventuell an anderer Stelle noch von Bedeutung wären.

Hinzu kommt das Problem der Datensilos, sofern die Daten unterschiedlicher Abteilungen in separaten Systemen abgespeichert werden. Wenn die Management-Ebene Daten für die Entscheidungsfindung heranziehen will, ist oftmals ein umfassender Überblick über die Informationen aller Bereiche erforderlich. Deshalb ist es notwendig, die Daten zusammenzuführen. Es kommt hinzu, dass die einzelnen Datensilos häufig unterschiedliche Quellen verwenden. Bei der Zusammenführung der Daten entstehen durch die unterschiedlichen Systeme Verzerrungen und Ungenauigkeiten. Insbesondere bei SAP-Systemen kommt es zu zahlreichen Datensilos, die die Auswertung der Informationen auf einer übergeordneten Ebene deutlich erschweren können.

Daten extrahieren und zusammenführen: eine große Herausforderung

Die Datensilos, die bei der Nutzung von SAP-Systemen entstehen, stellen für die Umsetzung von Business Intelligence eine große Herausforderung dar. Die Informationen sind häufig sehr heterogen und unstrukturiert. Wenn man die Stammdaten der SAP-Systeme direkt auswertet, ist die Datenqualität oftmals mangelhaft. Auch der Weg, die Stammdaten aus SAP zu extrahieren, ist oft mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. So lassen sich kaum gewinnbringende Erkenntnisse daraus ermitteln. Deshalb ist es wichtig, bei der Extraktion und der Zusammenführung der Daten genau auf die Strukturen innerhalb der einzelnen Silos zu achten. Nur wenn die Werte entsprechend aufbereitet und bereinigt werden, ist es möglich, diese effektiv zu nutzen.

Spezialist für die Extraktion und Zusammenführung von SAP-Daten

Für jedes Unternehmen eigene Systeme für die Datenextraktion und -zusammenführung zu entwickeln, um aussagekräftige Auswertungen durchführen zu können, ist jedoch nicht notwendig. Für diese Aufgabe gibt es spezialisierte Software wie z. B. von Theobald Software, die sich mit dem SAP-System verbindet und die Daten sauber extrahiert und sie mit den Informationen der übrigen Systeme zusammenführt.

Visualisierung der Daten – ein weiterer wichtiger Schritt für eine effektive Nutzung

Gut aufbereitete und aus allen relevanten Bereichen zusammengeführte Daten stellen eine wichtige Grundlage dar, um alle Geschäftsentscheidungen auf einer soliden Basis treffen zu können. Allerdings sind diese Rohdaten oftmals schwer zu verstehen und so umfangreich, dass es kaum möglich ist, sich einen guten Überblick über die Werte zu verschaffen. Aus diesem Grund spielt auch die Visualisierung eine entscheidende Rolle für die Auswertung. Besonders gut eignet sich für diesen Zweck die Software Power BI von Microsoft. Diese stellt den Nutzern viele verschiedene Tools bereit, um die Daten nach ihren Anforderungen aufzubereiten. Sehr praktisch ist dabei auch der Self-Service. Die Software ist so einfach und intuitiv, dass verschiedene Mitarbeiter auch ohne lange Einarbeitung die Reports anfordern können, die sie benötigen. Deshalb ist kein Eingriff durch die IT-Abteilung in diese Prozesse notwendig. Auf diese Weise stehen die benötigten Informationen schnell und zu geringen Kosten im Unternehmen zur Verfügung.

Die im vorigen Abschnitt vorgestellte Software Xtract Universal bietet Schnittschnellen zu unterschiedlichen BI-Produkten an. Dabei ist auch eine Verbindung zu Microsoft Power BI möglich. Die Kombination dieser beiden Tools ist eine optimale Lösung für eine einfache und effiziente Auswertung von SAP-Daten.

Fazit: Durch die Verwendung der richtigen Werkzeuge lassen sich aus SAP-Daten wertvolle Informationen gewinnen.

Wenn Sie SAP-Software in Ihrem Unternehmen verwenden, fallen große Datenmengen an. Diese gewinnbringend für strategische Geschäftsentscheidungen einzusetzen, stellt jedoch eine gewisse Herausforderung dar. Um diese zu meistern, ist es wichtig, auf die richtige Auswahl der Werkzeuge zu achten. Wenn Sie hierfür Xtract Universal und Power BI verwenden, stellt es kein Problem dar, Ihre Daten auszuwerten und zu visualisieren. Auf diese Weise können Sie die Informationen wertschöpfend in Ihrem Unternehmen einsetzen.