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Kunde & Herausforderung
Ein international tätiger Shared-Service-Anbieter stand vor der Herausforderung, wachsende SAP-Datenmengen stabil, sicher und deutlich schneller bereitzustellen. Durch den Einsatz von Xtract IS in der bestehenden SSIS-Landschaft konnten Performance, Flexibilität und Sicherheitsniveau spürbar verbessert werden – mit messbarem Mehrwert für das Controlling.
Der Kunde ist ein zentraler Dienstleister innerhalb eines international agierenden Unternehmensverbunds und unterstützt mehrere Organisationseinheiten mit standardisierten IT- und Controlling-Services. Die IT-Landschaft ist heterogen und auf die zuverlässige Versorgung verschiedener Fachbereiche ausgerichtet.
Im Finanz- und HR-Controlling bilden täglich extrahierte SAP-Daten die Grundlage für Analyse, Planung und Reporting in IBM Planning Analytics. Die Plattform verarbeitet Daten aus mehreren Anwendungen und ist auf vollständige, stabile und sichere Datenlieferungen angewiesen.
Der bislang eingesetzte SAP-Connector hatte sich über viele Jahre bewährt, stieß jedoch mit steigenden Anforderungen und wachsenden Datenvolumina zunehmend an technische Grenzen. Vereinzelt kam es zu unvollständigen Abzügen oder unterbrochenen Ladeprozessen, was zu Rückfragen aus dem Controlling und zusätzlichem manuellen Aufwand führte.
„Im Tagesgeschäft kam es immer wieder vor, dass einzelne Tabellen nicht vollständig geladen wurden. In diesen Fällen mussten wir die Abzüge manuell neu starten. Das war zwar beherrschbar, aber auf Dauer nicht effizient“, erläutert der Projektverantwortliche.
Parallel dazu wurden die Sicherheitsanforderungen verschärft. Schnittstellen sollten konsequent abgesichert und Datenübertragungen verschlüsselt erfolgen. Die bestehende Lösung erfüllte diese Vorgaben nicht in der erforderlichen Qualität. Auch der Support des bisherigen Anbieters trug nicht dazu bei, die wiederkehrenden Probleme nachhaltig zu beheben.
Gleichzeitig nahmen die Datenvolumina weiter zu. Täglich mussten sehr große Datenmengen aus zahlreichen SAP-Tabellen bereitgestellt werden. Die nächtlichen Ladeprozesse beanspruchten zunehmend Zeit und Ressourcen und schränkten die frühzeitige Verfügbarkeit aktueller Daten ein. Zusätzlich bestand der Bedarf, weitere Systeme und Organisationseinheiten anzubinden.
„Mit Xtract IS verfügen wir über stabile und verlässliche Datenabzüge. Gleichzeitig sind wir heute wesentlich flexibler, weil wir Datenabzüge realisieren können, die früher technisch gar nicht möglich waren. Und wir sind spürbar schneller. Im Controlling konnten wir die nächtlichen Ladezeiten um 46 Prozent reduzieren.“
Lösung mit Xtract IS
Im Rahmen einer strukturierten Evaluierung wurden mehrere Lösungen geprüft. Zu den wichtigsten Anforderungen gehörten:
- stabile und zuverlässige SAP-Datenextraktion
- vollständige Datenlieferung
- Unterstützung moderner Sicherheitsmechanismen
- nahtlose Integration in bestehende SSIS-Prozesse
- ausreichende Performance bei großen Datenmengen
Xtract IS deckte alle definierten fachlichen und technischen Anforderungen ab. Ein wesentlicher Vorteil der SAP-Schnittstelle war die Möglichkeit, den bestehenden Connector technisch ohne grundlegende Anpassungen zu ersetzen.
Xtract IS wurde in die vorhandene Microsoft-SQL- und SSIS-Infrastruktur integriert und ermöglicht sowohl den Zugriff auf SAP-Tabellen als auch auf SAP-Reports. Die aktivierte Verschlüsselung stellt sicher, dass alle internen Sicherheitsvorgaben eingehalten werden. Der technische Aufbau ist standardisiert und erlaubt eine zentrale Überwachung der Prozesse. Durch den Einsatz dynamischer Projektstrukturen und Umgebungsvariablen lassen sich unterschiedliche Systeme und Anwendungen effizient abbilden.
Die Einführung erfolgte schrittweise. Nach erfolgreichen Tests wurde die Umstellung in einem kontrollierten Szenario umgesetzt. Der Übergang verlief stabil und ohne Beeinträchtigung des laufenden Betriebs.
„Die Installation und Konfiguration waren unkompliziert. Nach einer kurzen Einführung konnten wir direkt produktiv arbeiten. Auch die Umstellung selbst verlief reibungslos“, berichtet der Projektverantwortliche.
Ausblick
Die Reise ist für UiPath noch lange nicht zu Ende. Zukünftig sollen Funktionen wie inkrementelle Datenextraktionen sowie Scheduling – Funktionalitäten die Automatisierungsstrategie weiter vorantreiben.
„Wir sehen Theobald Software nicht nur als Technologieanbieter, sondern als strategischen Partner auf unserem Weg zur nächsten Generation der Prozessautomatisierung. Wir würden Theobald Software jederzeit weiterempfehlen – nicht nur wegen der Technologie, sondern auch wegen der partnerschaftlichen Zusammenarbeit“, sagt Jack Miller, Senior Product Manager bei UiPath.
Fazit: Ein starker Partner für starke Ergebnisse
SAP-Datenintegration muss kein Hindernis sein – mit der richtigen Technologie wird sie zum Enabler. Dank Theobald Software konnte UiPath seine SAP-Anbindung radikal vereinfachen, beschleunigen und professionalisieren – und schafft so die Basis für datengetriebene Prozessoptimierung auf höchstem Niveau.